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Wechseln Sie von analog auf digital und archivieren Sie Ihre Dokumente mit der DOCBOX®

Wenn Sie ein Dokumentenmanagement System suchen, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, dass es exakt zu Ihren Bedürfnissen passt, sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig. Dokumente in Ordnern archivieren war gestern, das digitale Archiv ist heute.

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3 einfache Schritte….

1. Dokumente einscannen und an die DOCBOX® senden

2. Dokumente archivieren. In der DOCBOX® werden die Seiten revisionssicher gespeichert.

3. Dokumente suchen. Von jedem Arbeitsplatz aus kann per Internetbrowser nach den entsprechenden Dokumenten gesucht werden.

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Dokumente verwalten -
finden statt suchen!


Zeitverschwendung

Die Ergebnisse unabhängiger Marktforschungsinstitute zeigen, dass ein/e Verwaltungsmitarbeiter/in durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner/ihrer Zeit damit verbringt, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um dringend benötigte Informationen für die tägliche Arbeit zu finden.

  • Tägliches Suchen nach Dokumenten
  • Zeitverlust: 30% - 40% der Arbeitszeit
  • Unproduktive Arbeitszeit
  • Arbeitsfluss wird behindert
  • Produktionsprozesse werden verzögert

ZEITGEWINN

Wäre es da nicht sinnvoll, diese vergeudete Zeit produktiv zu nutzen und so nicht nur Geld und Ressourcen zu sparen, sondern auch noch die Wettbewerbsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit Ihres Unternehmens zu optimieren? Nach dem Motto "Finden statt Suchen" sollten deshalb auch Sie, wie bereits immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen, zu digitalen Dokumenten und deren Verwaltung wechseln und sich dadurch gleichzeitig auch noch einen Vorsprung im Markt sichern.

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Das Dokumenten-Management-System
mit Wiederfindungsgarantie.


Geschäftsprozesse

In jedem Unternehmen werden in den unterschiedlichen Bereichen Dokumente und Akten erstellt, kopiert, weiter-verteilt und gesammelt. Besonders sensible Informationen wie zum Beispiel Personalakten, sind auch aus Daten-schutzgründen als kritisch einzustufen und bedürfen eines sorgfältigen Umgangs und einer sicheren Aufbewahrung.

 

Elektronische Archivierung

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Digitale Akte

Greifen Sie Zeit unabhängig und von jedem Ort ohne lästiges Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® verfügen Sie über eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Dokumenten-Management

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein komplexes System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

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Unschlagbare
Argumente


Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Blitzschnell

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlag-wortung ist nicht notwendig, aber möglich.


Revisionssicher

Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Einfach

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.

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DOCBOX®
Funktionen und Module

  • Elektronische Stempelerstellung
  • Notizfunktion
  • Wiedervorlage
  • E-Mail Archivierung

Weitere Zusatzmodule beliebig zubuchbar…