Dokumentenmanagement
Automatisierung und Optimierung digitaler Arbeitsabläufe.
Mit unseren Partnern unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg der Digitalisierung. Auf Grundlage dieser langjährigen Erfahrung realisieren wir für Sie individuelle Dokumentenmanagement-Systeme – vom Scanner zur Erfassung der Dokumente bis hin zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Bei Bedarf integrieren wir Ihr DMS in Ihre Warenwirtschaft oder andere IT-Systeme. Immer mit dem Ziel, Ihnen die tägliche Arbeit zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern.
Softwarelösung DocuWare
DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Damit haben Sie stets Zugriff auf alle Dokumente, ganz gleich, ob Sie im Homeoffice, Büro, Außendienst oder auf Reisen sind. Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Ändern Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem, Ihre manuellen Freigabeprozesse in eine digitale Lösung. Bereits von Anfang an lassen sich Aufgaben zügig und effizient erledigen und damit der Grundstein für eine zukunftsfähige Digitalisierung Ihres Unternehmens legen.
Produkt-Tour starten
Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt. Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu.
Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente nun in digitalen Archiven abgelegt, ganz gleich, ob es sich um E-Mails, Dateien oder ein gescanntes Dokument handelt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert. Digitale Workflows automatisieren Ihre Routinetätigkeiten bereichsübergreifend – egal ob im Personalwesen, Marketing, Vertrieb oder in der Buchhaltung – und Prozesse gestalten sich transparent und übersichtlich.
Ein wichtiger Punkt ist die Dokumentensicherheit. Dokumente dürfen nicht verloren gehen, sensible Informationen müssen eingehalten und behördliche oder branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erfüllt werden. DocuWare schützt Sie vor unberechtigtem Zugriff ebenso wie vor Datenverlust und Systemausfall und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).
Für die revisionssichere Archivierung stellen DocuWare sowie Docbox umfangreiche Sicherungsmechanismen bereit. Diese schützen Dokumente im gesamten Workflow – vom Import bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen. Die beiden Lösungen erfüllen die einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen wie DSGVO, AO oder GoBD. Sie überwachen automatisch Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt.
