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Dokumentenmanagement
Dokumente schneller finden und effizienter nutzen

Bei Köbele ist schon seit Jahren die führende Software für Dokumentenmanagement DocuWare im Einsatz. Auf Grundlage dieser langjährigen Erfahrung realisieren wir für Sie individuelle Dokumentenmanagement-Systeme – vom Scanner zur Erfassung der Dokumente über die Software zu deren Verwaltung bis zum Archivierungssystem. Bei Bedarf integrieren wir Ihr DMS in Ihre Warenwirtschaft oder andere IT-Systeme. Und wir implementieren automatisierte Workflows, beispielsweise um Belege automatisch zu archivieren. Immer mit dem Ziel, Ihnen die tägliche Arbeit zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern
 

DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Sie haben damit immer alle Dokumente sofort im Zugriff. 

Schon mit der Basislösung erzielen Sie von Anfang an eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerungen. Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt – Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. 

Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente nun in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert.

Ein wichtiger Punkt ist die Dokumentensicherheit. Dokumente dürfen nicht verloren gehen, sensible Informationen müssen eingehalten und behördliche oder branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erfüllt werden. DocuWare schützt Sie vor unberechtigtem Zugriff ebenso wie vor Datenverlust und Systemausfall und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Für die revisionssichere Archivierung stellt DocuWare umfangreiche Sicherungsmechanismen bereit. Diese schützen Dokumente im gesamten Workflow – vom Import bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen. DocuWare erfüllt die einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen wie AO oder GoBD. Es überwacht automatisch Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt.


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Technischer
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Direkter Draht zum Bereich Dokumentenmanagement

Standort Rottweil und Nagold

Ralph Wohlleber