Überblick
Die Weinmann Aach Gruppe ist ein innovatives und zukunftsorientiertes Metallhandelsunternehmen mit Sitz in Dornstetten im Schwarzwald. Rund 40.000 Tonnen Stahl, Edelstahl, Aluminium und Buntmetalle lagern in über 52.000 verschiedenen Güten und Abmessungen.
Teil Ihrer Unternehmensphilosophie: Zusammenarbeit mit lokalen/regionalen Unternehmen.
Anforderungen
Das vorrangige Ziel zur Einführung einer Print-Management-Lösung war die Reduzierung der bisherigen Arbeitsplatzdrucker. Erster Schritt: eine Vor-Ort-Analyse durch die Fa. Köbele. Die hierbei erstellte Druckerauflistung ergab eine Menge von insgesamt 81 Geräten. Thematik hierbei: hohe Kosten für unterschiedlichstes Verbrauchsmaterial mit damit verbundenem „toten Kapital“ an Tonern in den Lägern, teils Entsorgung dieser Materialien aufgrund ihres Alters, hoher allgemeiner Aufwand für sonstiges Material, Wartung sowie Administration.
Das immer stärker vertretene Homeoffice machte diese Thematik noch sichtbarer und eine Optimierung wurde angestrebt. Das hochrangigste Ziel war nun eine Konsolidierung zu erreichen. Die herausforderndste Vorgabe war die Reduzierung der Drucker von 81 auf 15 Stück. Erreicht wurde dieses Ziel durch den Umstieg auf zentrale Multifunktionsgeräte von Konica Minolta.
Die damit einhergehende Zentralisierung und Entlastung der Administration war ein weiteres Ziel, um die Effizienz zu steigern und weg von der enormen Menge an Druckerreparaturen, sowie der hohen Kosten durch Tonerbestellungen, Wartung und Arbeitszeit zu kommen.
Aufgrund des Wegfalls vieler Einzelgeräte war auch die Verfügbarkeit der verbliebenen MFP´s von großer Bedeutung.
Lösung
Durch die Servicebetreuung von Köbele am Stammsitz in Dornstetten sowie den angeschlossenen Support der Vertriebsbüros im In- und Ausland, ist es Köbele möglich überregional zu agieren und besten Kundenservice für das gesamte Unternehmen zu garantieren – gemäß dem Leitsatz „alles aus einer Hand“. Ermöglicht wird dies mit Hilfe von Service Partnern wie Konica Minolta sowie weiterer regionaler Fachhandelspartner.
Als zentrale Printmanagement-Software wurde das Produkt „Safe-Q“ implementiert. Diese modular aufbaubare Software bietet für jeden Kunden eine individuelle Lösung. Weinmann Aach entschied sich unter anderem für folgende Module:
- Authentifizierung: Durch den Einsatz eines Card Readers wird per Authentifizierung durch ein Transpondersystem mittels Chip gedruckt. Der Vorteil: Secure Printing, heißt Einhaltung der DSGVO. Die Drucke werden erst am Gerät abgerufen und freigegeben. Somit landen keine personenbezogenen und vertraulichen Daten mehr in fremden Händen.
- Follow Me: Durch das Drucken in eine Warteschlange wird ein stockwerkübergreifendes Drucken ermöglicht. Vorteil: keine Einschränkung mehr auf ein dediziertes Gerät. Die Druckaufträge lassen sich an jedem eingebundenen System abrufen. Dadurch ist eine Ausfallsicherheit im Falle eines defekten Gerätes garantiert. In diesem Projekt war dies vor allem notwendig aufgrund der Reduzierung der vielen Einzelplatzdrucker.
- Reporting: Auswertbares Drucken, welches einen Überblick über das Druckvolumen in allen Bereichen schafft, eine Kostenstellenauswertung ermöglicht und so aufgrund der besseren Überschaubarkeit Kosten gesenkt werden können.
Als Fleet Service Management - Lösung wurde die Software DocuForm® eingesetzt, was eine proaktive Verwaltung, Zählerstandsübermittlung sowie automatisierte Tonerlieferungen der Systeme durch Köbele ermöglicht.
Fazit
Es war ein ehrgeiziges Projekt, das dank guter Zusammenarbeit erfolgreich umgesetzt werden konnte. Auch wenn die veränderte Druckerlandschaft zuerst eine Umstellung für die Mitarbeiter bedeutete, wurde diese nach kurzer Eingewöhnungsphase gut angenommen. Alles in allem sind das Druckvolumen und damit die Druckkosten enorm gesunken und es wurde eine spürbare Entlastung der Administratoren sichtbar. Auch eine Prozessoptimierung konnte durch die Möglichkeit der Einsicht in die Druckdaten erreicht werden.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Umsetzung des Projekts und dem Kundenservice bei Köbele. Die schnellen und direkten Wege, als regionale Unternehmen haben sich in der Vergangenheit und vor allem in diesem Projekt bewährt und deshalb freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Köbele in der Zukunft.“ – Holger Keinath